Správa a vytváření akcí

Plánování akcí zjednodušuje výběr nejvhodnějšího termínu vašich událostí s ohledem na to, jak se vyjádří hosté.

Jednoduše vytvoříte plán akce, zadáte základní informace a přidáte vhodné termíny, kdy by se mohla akce konat. Každý z účastníků obdrží zprávu s možností hlasování o termínu konání akce. Poté už jen stačí hlasování vyhodnotit a naplánovat akci na den, který z hlasování vyšel nejlépe.
 

Vytváření akcí

  • Vytvoření akce začnete v části Plánování akcí, vpravo vedle volby pohledů Kalendáře.


 
  • Zde klikněte na tlačítko Vytvořit novou akci.



V novém okně nastavíte všechny důležité parametry akce a možností hlasování.
 
  • Vyplňte Název akce a termíny konání (je možné nastavit časy začátků a konců pro každý den, ale i celodenní události)


 
  • Doplňte místo konání akce...
  • ...zadejte e-mailové adresy účastníků, kteří budou moci o termínech hlasovat (e-mailové adresy se našeptávají z Kontaktů vaší schránky Email.cz)...
  • ...a nezapomeňte na popis akce a informace k hlasování.

 

V neposlední řadě můžete upřesnit možnosti hlasování.
 
  • každý může mít jen jeden hlas – každý z účastníků, kterým přijde zpráva s hlasováním, bude moci hlasovat pouze pro jeden termín
  • anonymní odpovědi účastníků – hlasující neuvidí žádné další účastníky akce ani jejich hlasy


 
  • Vytvořený plán akce uložíte tlačítkem Uložit akci.



Všem přidaným účastníkům pošleme zprávu o vytvořeném plánu akce s odkazem na stránku, kde mohou hlasovat.
Jak takové hlasování probíhá jsme blíže popsali v části Hlasování o akci.

 

Správa akcí

Na hlavní obrazovce Plánování akcí najdete všechny plány, které jste vytvořili. Přehledně si zobrazíte plány, o kterých se momentálně hlasuje, přehled účastníků a jejich hlasy. Všechny akce můžete dodatečně editovat.
  1. Přehled hlasování
  2. Sumář akce
  3. Ukončení akce

 

1) Přehled hlasování 

O akci, kterou organizujete, máte plný přehled. Po rozkliknutí plánu si zobrazíte seznam účastníků s rozpisem kdo jak hlasoval. Zde může organizátor akce odeslat svůj vlastní hlas.
 

2) Sumář akce

Na tomto místě najdete přehled aktuálních výsledků hlasování. Na první pohled se dozvíte, jaká volba je u hlasujících nejoblíbenější a jaký termín naopak nemá úspěch. Pod soupisem hlasů najdete seznam účastníků, kteří již hlasovali, a nakonec i rekapitulaci místa a popisu akce.
 

V pravé horní části sumáře se nachází nabídka pro další práci s akcí.


Odkaz pro sdílení

V Plánování si můžete vygenerovat odkaz, kterým můžete zvát nové účastníky. Těm odkaz pošlete, jakmile jej otevřou, mají možnost se do akce přidat a hlasovat.




Příjemce, který odkaz otevře, má možnost se pod svou e-mailovou adresu zapsat do akce a odeslat svůj hlas.


Editace akce

Volba otevře editor pro úpravy plánu akce. Změnit můžete všechny aspekty akce, např. název, lokalitu, účastníky, popis a přidat či odebrat nové termíny.

Po jakékoliv úpravě akce se všem nastaveným účastníkům odešle informační zpráva o změně plánu akce.
Pokud přidáte nové účastníky do hlasování, ti obdrží pouze pozvánku k hlasování.


Zrušení akce

Zde je možné smazat běžící akci, aniž by došlo k jejímu vyhodnocení a vytvoření události. Účastníkům přijde e-mailem zpráva o tom, že byla akce zrušena.
 

3) Ukončení a vyhodnocení akce
Až nasbíráte dostatek hlasů, je na čase ukončit hlasování a vyhodnotit výsledky.
 
  • Tlačítko Ukončit hlasování a vytvořit událost naleznete ve spodním pravém rohu správce akcí. 


 
  • Kliknutím zobrazíte okno pro výběr konečného termínu události.
  • Jako výchozí se při ukončování akce vybere automaticky termín, pro který hlasovalo nejvíce hlasujících. Organizátor se však i přesto může rozhodnout pro jiný termín.

Kliknutím na Vytvořit událost se provedou tyto akce:
  • uzavře se hlasování a akce se odstraní z vašeho přehledu akcí
  • v kalendáři se vytvoří události s vybraným datem a délkou konání
  • do události se automaticky přizvou účastníci, kteří byli přizváni do hlasování o plánu akce, kdy:
    • účastníci, kteří hlasovali, mají pozvánku přijatou
    • účastníci, kteří nehlasovali, mají stav účasti neznámý

Chcete-li akci ukončit bez jejího vyhodnocení a vytvoření události, můžete tak učinit prostřednictvím ikony koše v nabídce akce.


Pomohl Vám tento článek? Ne

Kontaktujte nás