Správa a vytváření akcí

Plánování akcí zjednodušuje volbu nejvhodnějšího termínu pro následné vytvoření události a pozvání dalších účastníků.

Jednoduše vytvoříte plán akce, zadáte základní informace a nastavíte k výběru vhodné termíny, kdy by se mohla akce konat. Každý ze zadaných účastníků následně obdrží zprávu s možností hlasování o konečném termínu konání akce. Poté už jen stačí hlasování vyhodnotit a naplánovat akci na den, který z hlasování vyšel nejlépe.
 

Vytváření akcí

  • Vytvoření akce začnete v části Plánování akcí, dostupnou vpravo vedle volby pohledů Kalendáře.


 
  • Zde klikněte na tlačítko Vytvořit novou akci.



V novém okně nastavíte všechny důležité parametry akce a možností hlasování.
 
  • Nejprve vyplňte Název akce a následně termíny konání (je možné nastavit časy začátků a konců pro každý den, ale i celodenní události)


 
  • Doplňte místo konání akce...
  • ...následně zadejte e-mailové adresy účastníků, kteří budou moci o nastavenýchc termínech hlasovat (e-mailové adresy se z Kontaktů vaší schránky Email.cz)...
  • ...a nezapomeňte na popis akce a informace k hlasování.

 

V neposlední řadě můžete upřesnit možnosti hlasování.
 
  • každý může mít jen jeden hlas – každý z účastníků, kterým přijde zpráva s možností hlasování, bude moci hlasovat pouze pro jeden termín
  • anonymní odpovědi účastníků – hlasující neuvidí žádné další účastníky akce a ani jejich hlasy


 
  • Vytvořený plán akce uložíte tlačítkem Uložit plán.



Všem nastaveným účastníkům je odeslána zpráva o vytvořeném plánu s odkazem na stránku s hlasováním.
Jak takové hlasování probíhá je blíže popsáno v části Hlasování o akci.

 

Správa akcí

Na hlavní obrazovce Plánování akcí jsou zobrazeny všechny akce, které jste vytvořili. Přehledně si zde zobrazíte plány, o kterých se momentálně hlasuje, přehled účastníků a jejich hlasy. Všechny akce můžete samozřejmě dodatečně editovat.
  1. Přehled hlasování
  2. Sumář akce
  3. Ukončení akce

 

1) Přehled hlasování 

O akci, kterou organizujete spravujete, máte plný přehled. V části s přehledem akcí vidíte po rozkliknutí řádku seznam účastníků s rozpisem kdo a jak hlasoval a kdo dosud nehlasoval vůbec. Právě zde může organizátor akce odeslat svůj vlastní hlas či hlasy pro jendotlivé možnosti.
 

2) Sumář akce

V horní části pravého panelu se zobrazuje sumář aktuálních výsledků hlasování. Na první pohled se dozvíte, jaká volba je u hlasujících nejoblíbenější a jaký termín naopak nemá úspěch. Pod soupisem hlasů najdete seznam účastníků, kteří již hlasovali, a nakonec i rekapitulaci místa a popisu akce.
 

V pravé horní části sumáře se nachází nabídka pro další práci s akcí.


Odkaz pro sdílení

V Plánování si můžete vygenerovat odkaz pro přizvání účastníků. Těm stačí odkaz poskytnout, aby se do akce sami přidali a hlasovali.




Příjemce, který odkaz otevře, má možnost se pod svou e-mailovou adresu zapsat do akce a odeslat svůj hlas.


Editace akce

Volba otevře editor pro úpravy podrobností a celé akce. Změnit můžete všechny aspekty akce, např. název, lokalitu, účastníky, popis a přidat či odebrat nové termíny.

Po jakékoliv úpravě akce se všem nastaveným účastníkům odešle informační zpráva o změně plánu akce.
Pokud přidáte nové účastníky do hlasování, ti obdrží pouze pozvánku k hlasování.


Zrušení akce

Zde je možné smazat běžící akci, aniž by došlo k jejímu vyhodnocení a vytvoření události. Účastníkům se pošle e-mailem zpráva o tom, že byla akce zrušena.
 

3) Ukončení a vyhodnocení akce
Po nasbírání dostatku hlasů je na čase ukončit hlasování a vyhodnotit výsledky.
 
  • Tlačítko Ukončit hlasování a vytvořit událost naleznete ve spodním pravém rohu správce akcí. 


 
  • Po kliknutí se zobrazí okno pro výběr konečného termínu události.
  • Jako výchozí se při ukončování akce vybere automaticky termín, pro který hlasovalo nejvíce hlasujících. Organizátor se však i přesto může rozhodnout pro jiný termín.

Kliknutím na Vytvořit událost se provedou tyto akce:
  • uzavře se hlasování a akce se odstraní z vašeho přehledu akcí
  • v kalendáři se vytvoří události s vybraným datem a délkou konání
  • do události se automaticky přizvou účastníci, kteří byli přizváni do hlasování o plánu akce, kdy:
    • účastníci, kteří hlasovali, mají pozvánku přijatou
    • účastníci, kteří nehlasovali, mají stav účasti neznámý

Chcete-li akci ukončit bez jejího vyhodnocení a vytvoření události, můžete tak učinit prostřednictvím ikony koše v nabídce akce.


Pomohl Vám tento článek? Ne

Kontaktujte nás